A.
Pengertian
Penanganan
Penanganan
adalah menyentuh, mengendalikan, mengelola, menggunakan, dll dengan tangan atau
tangan, atau dengan tangan.
B.
Pengertian
Pemeliharaan
Pemeliharaan
(maintenance) adalah kombinasi dari berbagai kegiatan yang dilakukan untuk
memelihara fasilitas Produksi termasuk mesin dan alat-alat produksi lainnya
atau untuk memperbaikinya sampai pada suatu kondisi yang dapat diterima.
C.
Pengertian
Dokumen
Kata
dokumen menurut bahasa Inggris berasal dari kata ”document”, yaitu semua
informasi dalam bentuk apapun yang dapat dipergunakan sebagai bahan pembuktian
kegiatan-kegiatan dimasa lampau.
Berikut
ini beberapa pengertian dokumen dari berbagai sumber dan menurut para ahli :
a. Menurut
Kamus Umum Bahasa Indonesia
Dokumen
adalah sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai
bukti atau keterangan.
b. Menurut
Kamus Kepegawaian dokumen adalah :
1)
Semua catatatan tertulis, baik
tercetak maupun tidak tercetak.
2)
Segala benda yang mempunyai
keterangan-keterangan dipilih untuk
dikumpulkan, disusun, disediakan atau untuk disebarkan.
c.
Menurut Kamus Bahasa Inggris
Webster
1)
Dokumen dapat membuktikan dengan
keterangan, melengkapi keterangan dengan fakta-fakta.
2)
Dokumen melengkapi keabsahan keterangan, seperti
surat keterangan, pernyataan, lampirang-lampiran, seperti untuk mlengkapi sebuah
buku atau thesis.
d. Menurut
Ensiklopedia Indonesia
Dokumen
berarti surat akta, piagam, surat resmi, dan bahan rekaman tertulis atau
tercetak yang dapat memberikan keterangan untuk penyelidikan ilmiah dalam arti
luas.
D.
Cara
Penanganan Dokumen Administrasi Kepegawaian
Penanganan
dokumen administrasi kepegawaian dapat dilakukan sebagai berikut :
1.
Menghimpun : Menghimpun merupakan
kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan untuk keperluan
tertentu yang tadinya masih belum di klasifikasikan penghimpunannya.
2.
Mencatat : mencatat merupakan
kegiatan membubuhkan berbagai keterangan tertulis pada dokumen yang masih
dianggap penting agar tulisan dapat dibaca, dikirim, dan disimpan.
3.
Mengolah : mengolah adalah
macam-macam kegiatan dengan mengerjakan keterangan dengan maksud menyajikan
maksud yang lebih bermanfaat.
4.
Menggandakan : menggandakan
merupakan kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara tertentu sebanyak jumlah
tertentu yang diinginkan.
5.
Mengirim : kegiatan menyampaikan
dokumen ke pihak lain dengan menggunakan alat dan perantara.
6.
Menyimpan : kegiatan menyimpan
data dan dokumen tertentu di tempat tertentu dengan tujuan agar dokumen dapat
terjaga semaksimal mungkin, dan bisa digunakan suatu saat jika diperlukan.
E.
Pemeliharaan
Dokumen Administrasi Kepegawaian
a.
Data Fisik
Penyimpanan
dokumen berupa fisik maksudnya adalah penyimpanan dokumen atau file berupa
kertas, surat, gambar, patung dan lain-lain. Penyimpanan dokumen fisik ini
biasanya disebut arsip, yaitu menyimpan secara langsung dokumen ditempat yang
telah ditentukan dan diberi label tertentu.
b.
Data Digital
Penyimpanan
dokumen berupa data digital merupakan penyimpanan dokumen atau file berupa data
computer atau hasil scanning dari file data fisik.
F.
Kelebihan
Sistem Data Digital
1.
Sistem data digital memberikan
kemudahan dalam proses penyimpanan, pencarian kembali dan penyajian informasi
yang dibutuhkan. Kemudahan dari sistem data digital disebabkan karena sebagian
proses pengolahan data dapat dilakukan oleh system komputer yang akan dibangun.
2.
Ruang tempat penyimpanan data
digital tidak membutuhkan banyak tempat, karena data digital dapat disimpan
pada hardisk, Removeable, dan dalam bentuk Compact Disk. Berbeda dengan data
konvensional semakin ditambah datanya maka akan memerlukan banyak tempat
penyimpanan.
3.
Data digital mudah dilakukan
back-up file, karena back-up file dapat dilakukan setiap saat sesuai kebutuhan.
Bila terjadi kerusakan data maka data pada back-up yang masih tersimpan dapat
dipergunakan kembali. Jika pada data konvensional jika dilakukan back-up data
akan berakibat penambahan ruang tempat penyimpanan data.
4.
Data digital juga mudah untuk
dilakukan manajemen dan pengelolaan. Pada penelitin ini pengelolaan data
digital mempergunakan manajemen folder. Pada proses manejemen data digital
sebagian proses dilakukan oleh sistem yang akan dibangun.
5.
Memberikan kemudahan akses
terhadap data digital, penggunaan yang fleksible dan kemudahan distribusi data
digital jika diperlukan. Dengan adanya berbagai kemudahan dari pengelolaan data
digital tersebut perlu diperhatikan masalah hak cipta dan hak kepemilikan
materi digital. Setiap materi digital yang menjadi bagian dari distribusi
elektronik bersifat rentan terhadap pengkopian dan pendistribusian oleh
orang-orang yang tidak bertanggung jawab terhadap penggunaan data digital.
Perlindungan hak cipta dan sebagai autentikasi data digital dengan
mempergunakan teknik hidden message (steganografi). Steganografi adalah suatu
teknik yang mengijinkan para pengguna untuk menyembunyikan suatu pesan didalam
pesan yang lain secara kasat mata tidak merubah bentuk data digitalnya. Dengan
steganografi dimungkinkan untuk menyembunyikan informasi hak cipta seperti
identitas seorang pengarang, tanggal ciptaan, dan lainlain. Steganografi adalah
suatu cara menyisipkan/menyembunyikan informasi kedalam berbagai macam variasi
jenis dokumen seperti: gambar, audio , video, text atau file biner.
G.
Peraturan
Cara Penanganan Pemeliharaan Dokumen Administrasi Kepegawaian
1.
Biasakan menyimpan dokumen
mengenai kepegawaian dalam tempat khusus.
2. Aturlah letak penyimpanan dokumen
sesuai kronologis tanggal tahun atau sesuai masalahnya.
3.
Jangan gunakan dokumen ada
ditempat aman.
4.
Pastikan dokumen ada ditempat
aman.
5.
Jauhkan dari air, minyak dan
panas matahari.
6.
Taburkan kamper atau beri butir
penyerap air (slice gel) dalam rak/lemari.
7. Bolak balikkan dokumen setiap 3
bulan sekali diruang terbuka agar tidak lembab/lengket.
8. Hindari sesering mungkin
mengfotocopy dokumen karna memperpendek umur dokumen
9. Bila terpaksa mengambil dokumen
anda untuk keperluan tertentu, pastikan memberi penanda ditempatnya.
10. Dokumen
dibuat dalam bentuk digital agar salinannya juga aman dengan menggunakan
scanner.
Sumber Informasi :
Tidak ada komentar:
Posting Komentar